Ledere og ansatte har selvsagt ulike rolle. Mange områder er likevel viktige for begge parter, mens enkelte spørsmål skiller dem. En ting er de helt enige om: møter opptar for mye av arbeidstiden.
Foto: Sasha Suzi. Kilde: Getty Images.
Undersøkelser viser altså at møtefrekvens er en frustrasjon som går igjen både hos ledere ansatte.
I tillegg sier en stor andel ansatte at de ikke skjønner hensikten med møtene og at det blir for mye "ordsalat" (bla, bla, bla...?). Ledere synes ansatte engasjerer seg for lite i møter og kommer for dårlig forberedt.
Hurra
Dette er spørsmål du ganske enkelt kan gjøre noe med! Det gjelder bare å bestemme seg for å fokusere på det og finne de riktige virkemidlene!
Ikke sant?
Og det finnes det mange gode tips!
Kom forberedt
Du kan se på møte-forberedelser på samme måte som et måltid du skal servere gjestene dine. Bestemme meny, hvor mange gjester, invitere, handle inn, beregne tid, hva må du starte med, pynte bordet osv.
Foto: Strux. Kilde: Pixabay.
- Skriv listen over sakene til møtet
- Unngå tidsklemma, ikke skvis inn mest mulig i møtet og ta alltid det viktigste først.
- Lag notat med de viktigste stikkordene for hva du skal snakke om.
- Bestem deg på forhånd for cirka hvor mye tid hvert enkelt punkt skal få.
- Skriv en engasjerende møteinnkalling.
- Gå gjennom hele møtet mentalt på forhånd.
Vær strukturert og innfri forventninger
- Start på tiden. De som kommer for sent får en vennlig nikk men ikke bruk tid på dem, det går ut over de som kom tidsnok.
- Gjenta fra innkallingen: hensikten med møtet, hvor lenge dere skal holde på og hva møtet skal inneholde.
- Vær konkret, unngå å gjenta deg selv, pass på klokka.
- Møte-deltakere er ikke publikum. Bruk engasjerende metoder (summegrupper?) Dere er kolleger, sørge for at det føles slik i møtet også. Sørg for at de føler seg sett og inkludert. Lytt aktivt, vis anerkjennelse, men rund av når ting begynner å gjentas.
Sett av tid til kort, god og produktiv avrunding.
Har dere samme oppfatning av hva som skjedde og veien videre? Oppsummer møtet kort og konsist og konkluder med hva som skal skje videre med sakene etter møtet.
Ta dere tid til et par minutters evaluering. Hva var bra med dette møtet? Ha fokus på det som fungerer og gjør mer av det.
Lykke til
Liv Dagrunn, teamCoach